Duidelijke afspraken, geen kleine lettertjes

• Mediaspot — Tjaarda Holding B.V., handelend onder de naam Mediaspot, gevestigd aan Brandemeer 6 in Joure, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96808845.
• Opdrachtgever — de consument of het bedrijf dat een opdracht bij ons plaatst.
• Opdracht — alle werkzaamheden die wij voor je uitvoeren, van kennismaking en draaiboek tot opname, montage en oplevering.
• Materiaal — alle beeld- en geluidsopnames die wij binnen de opdracht maken, inclusief de ruwe bestanden en de uiteindelijke video.

Deze voorwaarden horen bij elke aanbieding, opdracht en overeenkomst tussen Mediaspot en de opdrachtgever. We sturen ze bij ons voorstel mee en ze zijn hier altijd terug te lezen.

Eigen inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever gelden alleen als wij die vooraf schriftelijk hebben aanvaard. Wijken we samen van een bepaling af, dan leggen we dat schriftelijk vast; de overige bepalingen blijven dan gewoon geldig.

Onze voorstellen zijn vrijblijvend en dertig dagen geldig. Prijzen op de website zijn richtprijzen; het voorstel dat je van ons ontvangt is bepalend.

De overeenkomst komt tot stand zodra je het voorstel schriftelijk of per e-mail of WhatsApp bevestigt. Vanaf dat moment leggen we de datum voor je vast en houden we die vrij voor jouw opdracht.

Bij opdrachten met een vaste datum, zoals een bruiloft of een evenement, geldt geen wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Dat is de uitzondering die de wet maakt voor diensten op een specifieke datum voor vrijetijdsbesteding.

• Voor consumenten noemen we prijzen inclusief btw, voor zakelijke opdrachtgevers exclusief btw.
• Bij het vastleggen van de datum betaal je een aanbetaling van 25 procent van het overeengekomen bedrag. Het resterende bedrag factureren we bij oplevering.
• Onze betaaltermijn is veertien dagen na factuurdatum.
• Reiskosten binnen ons werkgebied zijn inbegrepen. Extra kosten zoals parkeergeld, entreekaarten, overnachtingen of speciale apparatuur spreken we vooraf af.
• Duurt de opnamedag langer dan afgesproken, dan rekenen we de extra uren tegen het in het voorstel genoemde uurtarief.

Betaal je niet op tijd, dan sturen we eerst een herinnering met een redelijke termijn. Blijft betaling daarna uit, dan mogen we de wettelijke rente en redelijke incassokosten in rekening brengen en de oplevering opschorten.

We bespreken vooraf een draaiboek, zodat we allebei weten wat er gefilmd wordt. Binnen die afspraken bepalen wij zelf de creatieve en technische invulling: camerastandpunten, licht, muziekkeuze en montagestijl horen bij ons vak.

Van de opdrachtgever verwachten we dat:

• wij op tijd toegang hebben tot de locatie en, waar nodig, tot stroom en een plek om apparatuur klaar te zetten;
• de locatie of organisatie vooraf toestemming heeft gegeven om te filmen;
• wijzigingen in het draaiboek of het tijdschema zo snel mogelijk met ons worden gedeeld;
• aanwezigen weten dat er gefilmd wordt en dat je ons wijst op mensen die niet in beeld willen.

Kunnen we door omstandigheden buiten onze schuld niet filmen zoals afgesproken, bijvoorbeeld door een gesloten locatie of een verbod van de organisatie, dan blijft de vergoeding verschuldigd.

Een gereserveerde datum kunnen we niet meer aan iemand anders vergeven, daarom hanteren we bij annulering de volgende staffel over het overeengekomen bedrag:

• Meer dan drie maanden voor de opnamedatum: je betaalt alleen de aanbetaling.
• Tussen één en drie maanden ervoor: 50 procent.
• Binnen één maand ervoor: 100 procent.

Wil je de datum verplaatsen? Dan doen we ons uiterste best om mee te bewegen. Zijn we op de nieuwe datum beschikbaar, dan verhuist je aanbetaling mee en brengen we geen extra kosten in rekening. Zijn we niet beschikbaar, dan geldt de staffel hierboven.

Annuleren kan alleen schriftelijk of per e-mail, zodat we allebei weten waar we aan toe zijn.

Worden wij door ziekte, een ongeval of andere overmacht verhinderd, dan zoeken we in de eerste plaats een vervangende videograaf van vergelijkbaar niveau. Lukt dat niet, dan betalen we alles terug wat je hebt betaald voor het deel dat niet is uitgevoerd. Verdere aansprakelijkheid hebben we in dat geval niet.

Onder overmacht valt ook uitval van apparatuur ondanks goed onderhoud, extreem weer, overheidsmaatregelen en het uitvallen van de locatie of het evenement zelf. Buitenopnames kunnen we in overleg verplaatsen naar een moment of plek waar het weer het toelaat.

• We monteren jouw beelden in één tot vier werkdagen na de opnamedag, tenzij we samen een andere termijn afspreken. Bij drukke periodes laten we je vooraf weten wanneer je de video kunt verwachten.
• De video leveren we digitaal aan via een downloadlink, in de afgesproken resolutie en beeldverhouding.
• Bij de prijs hoort één ronde aanpassingen op de eerste versie: denk aan het bijschaven van de muziek, de lengte of de volgorde. Aanvullende ronden of een andere richting rekenen we tegen ons uurtarief.
• Wij leveren pas op als jij tevreden bent, maar dat betekent niet dat de opdracht eindeloos doorloopt: laat je binnen veertien dagen niets weten, dan beschouwen we de video als goedgekeurd.
• Ruwe, ongemonteerde beelden horen niet bij de levering. Wil je die toch hebben, dan spreken we daarvoor een vergoeding af.

Het auteursrecht op al het materiaal blijft volgens de Auteurswet bij Mediaspot. Je koopt geen eigendom, je koopt het recht om de video te gebruiken.

Zodra de factuur volledig is betaald, krijg je een blijvend gebruiksrecht voor de doelen die we hebben afgesproken. Voor consumenten is dat privégebruik en delen met familie en vrienden; voor bedrijven zijn dat de kanalen die in het voorstel staan.

• De video mag niet worden doorverkocht, in licentie gegeven of gebruikt door andere partijen zonder onze schriftelijke toestemming.
• De video mag niet opnieuw worden gemonteerd, ingekort of van andere muziek voorzien zonder onze toestemming. Voor een extra versie, bijvoorbeeld vierkant voor social media, maken we graag een voorstel.
• Bij online plaatsing stellen we naamsvermelding van Mediaspot op prijs; verwijderen van een logo of aftiteling uit de video is niet toegestaan.
• Wij zorgen ervoor dat de gebruikte muziek is gelicentieerd voor het afgesproken gebruik. Lever je zelf muziek aan, dan ben jij verantwoordelijk voor de rechten daarop.

We tonen ons werk graag aan nieuwe klanten. Voor gebruik van jouw materiaal op onze website, in ons portfolio of op social media vragen we daarom vooraf jouw toestemming. Geef je die niet, of trek je die later in, dan heeft dat geen enkel gevolg voor de prijs of de uitvoering van je opdracht.

Hoe we met herkenbare beelden en portretrecht omgaan, staat in ons privacybeleid.

Ruwe opnames bewaren we tot uiterlijk zes maanden na oplevering; daarna verwijderen we ze. De opgeleverde video houden we in ons archief, zodat je later nog een kopie kunt opvragen. Een eigen back-up maken blijft altijd verstandig: wij zijn niet aansprakelijk voor verlies van bestanden aan jouw kant.

We werken met professionele apparatuur, dubbele geheugenkaarten en reserveapparatuur, en gaan zorgvuldig te werk. Toch kan er iets misgaan. Onze aansprakelijkheid is daarom beperkt tot het bedrag dat voor de opdracht is gefactureerd.

• Voor indirecte schade, zoals gemiste inkomsten of gevolgschade, zijn wij niet aansprakelijk.
• Gaat door een technisch mankement een deel van de opnames verloren, dan vergoeden we een evenredig deel van de prijs. Een gebeurtenis die niet opnieuw kan worden gefilmd, kunnen we helaas niet herstellen.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever, of doordat een derde ons het filmen onmogelijk maakt.

Ben je niet tevreden, laat het ons dan binnen veertien dagen na oplevering weten via info@mediaspot.nl of 06 20176727. Beschrijf zo concreet mogelijk wat er niet goed is, dan zoeken we samen naar een oplossing. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

Op onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Nederland. Ben je consument, dan mag je het geschil ook voorleggen aan de rechter die volgens de wet bevoegd is in jouw woonplaats.

Is een bepaling in deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gewoon van kracht en vervangen we de ongeldige bepaling door een regeling die er zo dicht mogelijk bij komt.